Как заполнить авансовый отчет по командировке +

main-1267-784bb819fc686757d6145e2ff38bda5a

 Наверно, каждый из нас  был в командировке, и после возвращения сталкивался с необходимостью заполнения и сдачи авансового отчета в бухгалтерский отдел своего предприятия, с обязательным приложением к нему всех документов, предусмотренных законом. Давайте подробно разберемся что, когда и как.

Что такое авансовый отчет

Основное предназначение авансового отчета – это строгий учет всех денежных средств, которые были потрачены на транспортные, административные и хозяйственные нужды сотрудника, который находится в командировке. Чтобы  не возникло никаких проблем в бухгалтерии с возмещением затрат, надо отнестись к заполнению и сдачи авансового отчета со всей ответственностью.

Запомните главное: авансовый отчет без подтверждающих документов недействительный, поэтому ваша командировка должна быть обязательно подтверждена документально.

Основные документы при оформлении командировки

При направлении в командировку должны соблюдаться такие основные требования:

•        работнику должно быть выписано «Служебное задание» (согласно установленной формы), в котором необходимо заполнить все предусмотренные поля и четко изложить суть задания командировки. По возвращении, заполняется сжатый отчет о том, как выполнено задание.

•        руководитель обязан издать распоряжение или приказ о командировке сотрудника, с какой целью и куда.

•        на основании приказа, выписывают командировочное удостоверение, где указывают кто, куда и когда отбывает и прибывает. Особое внимание следует обратить на наличие даты и печатей  в полях «Выбыл из», «Прибыл в», поскольку это является основным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке и, соответственно, возмещения израсходованных средств.

После заполнения всех перечисленных документов, работнику,  чтобы получить деньги, необходимо написать заявление произвольной формы о выдаче на расходы в командировке подотчетной суммы. Во время нахождения в командировке работнику необходимо позаботиться о документальном подтверждении всех своих расходов, связанных с выполнением возложенной на него задачи (билеты на дорогу, на передвижение по месту назначения, чеки за проживание в гостинице, квитанции).

После возвращения с командировки работник обязан в трехдневный строк, после конечной даты командировки, заполнить и сдать в свою бухгалтерию авансовый отчет формы №АО (согласно постановлению Госкомстата России от 01.08. 2001 года). Теперь авансовый отчет можно заполнять, по старинке, на бумаге или в электронном виде, как удобнее сотрудникам.

Заполнение и оформление авансового отчета

Итак, заполняем авансовый отчет:

С лицевой стороны документа указываем название предприятия, номер отчета и дату его составления, потом фамилия и инициалы командировочного, должность и назначение подотчетной суммы. Дальше необходимо указать информацию о  предыдущем авансе, если такой имеется, о его расходах и остатке.

Если деньги выдавали в иностранной валюте, то это тоже необходимо отразить в отчете.

Следующий этап – заполнение таблицы «Бухгалтерская запись», в котрой должны быть указаны коды счетов и суммы. Потом проверяются все, предоставленные командировочным,  документы о расходах и ставится в отчете соответствующая запись. Потом следует запись о том, что отчет проверили, ставятся подписи (с расшифровкой) бухгалтера, сумма остатка (прописью), и реквизиты документов, согласно которым можно получить или сдать деньги в кассу.

На лицевой стороне, самом низу есть еще отрезной корешок расписки бухгалтера, о получении авансового отчета на проверку со всеми необходимыми документами (необходимо также указать  их количество). Этот корешок желательно сохранять хотя бы до истечения отчетного месяца.

С другой стороны авансового отчета необходимо заполнить всю информацию о документах, которые подтверждают все расходы, связанные с пребыванием в командировке (билетах, квитанциях, чеках). В конце отчета, в графе подотчетное лицо, командировочный, ставит свою подпись с расшифровкой.

Следует отметить, что в случае, если такие первичные документы, по каким либо причинам, не прилагаются к отчету, то суммы, заявленные в них, не подлежат к оплате. Командировочный получает только суточные.

Существует еще несколько нюансов по транспортным расходам. Самый распространенный вариант – это когда сотрудник на своем личном автомобиле отправляется в командировку . В таком случае  необходимо заключать договор аренды для эксплуатации в командировке личного транспорта сотрудника, в котором предприятие обязуется возместить затраты на топливные материалы (согласно пробегу), а также на запчасти (в случае ремонта). Только при наличии такого документа возможно законное возмещение командировочных  расходов.

Есть еще вариант, очень популярный сегодня, приобретение билета на проезд по безналичному расчету. В этом случае необходимо включить в авансовый отчет накладную с указанием всей информации о билете.

Так что надо очень внимательно и со всей ответственностью  относиться к заполнению авансового отчета и оформлению всех документов с ним связанных, если хотите получить возмещение расходов в полном объеме.

Вы можете оставить комментарий, или поставить трэкбек со своего сайта.

Нет комментариев

(Обязательно)
(Обязательно, не публикуется)

"АБЫРВАЛГ!", сказал линукс после руссификации.
Яндекс.Метрика beget