Как заполнить авансовый отчет по командировке +

 Наверно, каждый из нас  был в командировке, и после возвращения сталкивался с необходимостью заполнения и сдачи авансового отчета в бухгалтерский отдел своего предприятия, с обязательным приложением к нему всех документов, предусмотренных законом. Давайте подробно разберемся что, когда и как.

Что такое авансовый отчет

Основное предназначение авансового отчета – это строгий учет всех денежных средств, которые были потрачены на транспортные, административные и хозяйственные нужды сотрудника, который находится в командировке. Чтобы  не возникло никаких проблем в бухгалтерии с возмещением затрат, надо отнестись к заполнению и сдачи авансового отчета со всей ответственностью.

Запомните главное: авансовый отчет без подтверждающих документов недействительный, поэтому ваша командировка должна быть обязательно подтверждена документально.

Основные документы при оформлении командировки

При направлении в командировку должны соблюдаться такие основные требования:

•        работнику должно быть выписано «Служебное задание» (согласно установленной формы), в котором необходимо заполнить все предусмотренные поля и четко изложить суть задания командировки. По возвращении, заполняется сжатый отчет о том, как выполнено задание.

•        руководитель обязан издать распоряжение или приказ о командировке сотрудника, с какой целью и куда.

•        на основании приказа, выписывают командировочное удостоверение, где указывают кто, куда и когда отбывает и прибывает. Особое внимание следует обратить на наличие даты и печатей  в полях «Выбыл из», «Прибыл в», поскольку это является основным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке и, соответственно, возмещения израсходованных средств.

После заполнения всех перечисленных документов, работнику,  чтобы получить деньги, необходимо написать заявление произвольной формы о выдаче на расходы в командировке подотчетной суммы. Во время нахождения в командировке работнику необходимо позаботиться о документальном подтверждении всех своих расходов, связанных с выполнением возложенной на него задачи (билеты на дорогу, на передвижение по месту назначения, чеки за проживание в гостинице, квитанции).

После возвращения с командировки работник обязан в трехдневный строк, после конечной даты командировки, заполнить и сдать в свою бухгалтерию авансовый отчет формы №АО (согласно постановлению Госкомстата России от 01.08. 2001 года). Теперь авансовый отчет можно заполнять, по старинке, на бумаге или в электронном виде, как удобнее сотрудникам.

Заполнение и оформление авансового отчета

Итак, заполняем авансовый отчет:

С лицевой стороны документа указываем название предприятия, номер отчета и дату его составления, потом фамилия и инициалы командировочного, должность и назначение подотчетной суммы. Дальше необходимо указать информацию о  предыдущем авансе, если такой имеется, о его расходах и остатке.

Если деньги выдавали в иностранной валюте, то это тоже необходимо отразить в отчете.

Следующий этап – заполнение таблицы «Бухгалтерская запись», в котрой должны быть указаны коды счетов и суммы. Потом проверяются все, предоставленные командировочным,  документы о расходах и ставится в отчете соответствующая запись. Потом следует запись о том, что отчет проверили, ставятся подписи (с расшифровкой) бухгалтера, сумма остатка (прописью), и реквизиты документов, согласно которым можно получить или сдать деньги в кассу.

На лицевой стороне, самом низу есть еще отрезной корешок расписки бухгалтера, о получении авансового отчета на проверку со всеми необходимыми документами (необходимо также указать  их количество). Этот корешок желательно сохранять хотя бы до истечения отчетного месяца.

С другой стороны авансового отчета необходимо заполнить всю информацию о документах, которые подтверждают все расходы, связанные с пребыванием в командировке (билетах, квитанциях, чеках). В конце отчета, в графе подотчетное лицо, командировочный, ставит свою подпись с расшифровкой.

Следует отметить, что в случае, если такие первичные документы, по каким либо причинам, не прилагаются к отчету, то суммы, заявленные в них, не подлежат к оплате. Командировочный получает только суточные.

Существует еще несколько нюансов по транспортным расходам. Самый распространенный вариант – это когда сотрудник на своем личном автомобиле отправляется в командировку . В таком случае  необходимо заключать договор аренды для эксплуатации в командировке личного транспорта сотрудника, в котором предприятие обязуется возместить затраты на топливные материалы (согласно пробегу), а также на запчасти (в случае ремонта). Только при наличии такого документа возможно законное возмещение командировочных  расходов.

Есть еще вариант, очень популярный сегодня, приобретение билета на проезд по безналичному расчету. В этом случае необходимо включить в авансовый отчет накладную с указанием всей информации о билете.

Так что надо очень внимательно и со всей ответственностью  относиться к заполнению авансового отчета и оформлению всех документов с ним связанных, если хотите получить возмещение расходов в полном объеме.

Вы можете оставить комментарий, или поставить трэкбек со своего сайта.

Нет комментариев

(Обязательно)
(Обязательно, не публикуется)

Создавая новую Папку, не считайте себя Создателем, это право Вам дано Админом!
Купить в рассрочку

Получить кредит просто! Заполни форму и получи кредит не выходя из дома под 1.99% месяц
Мы свяжемся с вами в течении часа в рабочее время




×
Купить в рассрочку

Получить кредит просто! Заполни форму и получи кредит не выходя из дома под 1.99% месяц
Мы свяжемся с вами в течении часа в рабочее время




×
Яндекс.Метрика